Dirigeants : quels frais peuvent vous être remboursés par l’entreprise ?

Les frais engagés par le dirigeant dans le cadre de son activité professionnelle peuvent être remboursés par l’entreprise. Cependant, bien qu’il puisse être tentant d’en profiter, la loi française encadre rigoureusement le remboursement des frais. Quels sont les dépenses qui peuvent être prises en charge par l’entreprise? Skynet vous livre la liste des frais que vous pouvez déduire en tant que dirigeant.

Les frais personnels

Frais de repas

On distingue deux types de repas dans cette catégorie :

• Le repas d’affaires lorsqu’un dirigeant invite un client. Ils sont remboursables en totalité. Néanmoins, il ne faudra pas oublier de les ajouter au relevé annuel des frais généraux si le montant dépasse 6100€/an.
• Les repas personnels du dirigeant sont en partie remboursables selon le régime d’imposition, ou vos choix de déduction.

Frais de déplacement

Comme pour les salariés, les trajets domicile-travail ne doivent pas être pris en charge par l’entreprise. Indemnités kilométriques, stationnement, notes d’hôtels, billets d’avion ou de train pour se déplacer dans le cadre des affaires peuvent, quant à eux, l’être.

Les frais d’habillement

Hormis pour les vêtements professionnels obligatoires ou nécessaires (robe d’avocat, blouses de protection, etc.), les frais d’habillement liés à la présentation personnelle de l’entrepreneur ne sont ni remboursables ni déductibles du résultat.

Par ailleurs il faut savoir que c’est un point qui ulcère particulièrement les inspecteurs des impôts !

Le loyer

Si vous exercez votre activité à votre domicile, vous pouvez passer en charges une quote-part du loyer et certaines charges.

Internet et le téléphone

De la même façon vos frais de téléphonie et internet peuvent vous être remboursés si vous travaillez de chez vous. Attention toutefois de conserver à votre charge une quote-part personnelle.

Frais commerciaux et de fonctionnement

Les cadeaux offerts à la clientèle

Les agents de l’administration contrôlent rigoureusement ces remboursements de frais. Si les cadeaux sont offerts à des clients dans l’intérêt de l’entreprise, ils peuvent être déduits, et la TVA récupérée dans certaines conditions.

Les frais de formation du dirigeant

Comme les salariés, les dirigeants peuvent obtenir une prise en charge de leur formation s’ils passent par un organisme agréé. Ils peuvent également faire une demande de crédit d’impôt.

Les dépenses d’entretien

Il est possible de déduire ces frais s’ils sont destinés à assurer le fonctionnement des éléments actifs (plomberie, peinture, électricité…)

Les frais bancaires

Les intérêts d’emprunt

Un dirigeant qui s’endette personnellement pour le compte de son entreprise peut obtenir d’elle le remboursement du capital mais aussi des intérêts d’emprunt si la trésorerie le permet.

Les charges sociales personnelles

Un entrepreneur a la possibilité de déduire ses cotisations obligatoires au régime d’allocations familiales et d’Assurance-maladie et maternité des travailleurs non salariés, ainsi que ses cotisations d’Assurance-vieillesse.

Quid des frais engagés avant la création de la société?

Lors d’une création d’entreprise, il est fréquent que le dirigeant engage des frais avant même que la société soit constituée : fournitures, frais d’immatriculation, honoraires de consultants, frais de marketing et communication, etc.

La plupart de ces dépenses seront remboursées aux gérants ou aux associés une fois la société créée: il est nécessaire pour cela de garder les justificatifs et de réaliser une note de frais une fois la société créée, ainsi que d’en faire figurer la liste en annexe aux statuts.

Bien que non exhaustive, cette liste vous fournit les principales dépenses qui peuvent vous êtes remboursées par votre société. A noter qu’en plus d’être remboursés par la société, ces frais sont fiscalement déductibles. Il est donc indispensable de conserver systématiquement les pièces justificatives liées à chacune des dépenses engagées pour le compte de votre entreprise. Si vous souhaitez être accompagné sur les problématiques de fiscalité de votre entreprise, un membre de l’équipe Skynet est à votre disposition pour en discuter.