LE CORONA-PRINTEMPS DE LA SKYNET TEAM

Cette année, on pourra dire que le printemps aura été particulier, aussi, pour cesser de vous abreuver de news techniques (ne vous inquiétez pas il y en aura d’autres malheureusement), j’ai choisi de vous raconter notre printemps, celui de la Skynet Team, votre garde rapprochée.

 

Depuis quelques semaines, au bureau nous étions blindés de gel, nous vaporisions du Puressentiel assainissant à tout bout de champ, et nous commencions à nous éloigner prudemment et à regarder bizarrement les gens qui toussotaient (ne le niez pas, vous aussi ;-))…

 

Le secteur de l’évènementiel commençait à s’effondrer, et le 11 mars, on avait envoyé une newsletter pour faire prendre les devants à nos clients, leur donner quelques armes pour résister.

 

Et puis le samedi soir, la nouvelle est tombée et il nous a fallu moins de cinq minutes pour décider de protéger notre équipe, et de fermer purement et simplement nos 3 bureaux.

 

L’une de mes phrases préférées est d’Abraham Lincoln : « Si j’avais 6 heures pour abattre un arbre, je passerais les 4 premières à affuter ma hache. », et c’est exactement ce que nous avons fait le lundi matin :

 

• Transférer le standard sur un mobile : c’est moi qui ai décidé de répondre pour dialoguer avec mes clients, les rassurer, les aiguiller ;

 

• Mettre à l’abri nos apprentis : ils avaient des examens à préparer, des cours à suivre en vidéo, leur vie était chamboulée, nous leur avons laissé quelques jours pour s’organiser avant de les remettre au travail, c’est ce qu’ils nous réclamaient tous d’ailleurs … aider ;

 

• Nous installer chacune à notre domicile et mettre en place une nouvelle organisation, avec des points au moins journaliers, par groupes, sur Whereby, pour gagner du temps, et continuer à se voir, ne pas être seul.

 

Notre job, ce printemps, c’était d’être votre roc, et le mien, en tant que chef d’entreprise, c’était de protéger mon équipe, tout en assurant un service maximum à nos clients.

 

C’est ce que nous avons fait, et vous le savez, alors plutôt que de vous détailler nos souffrances (et elles ont été nombreuses),  je vais vous raconter les coulisses de la garde rapprochée.

 

A la rentrée dernière, nous avions investi dans une application pour fluidifier la communication de notre équipe : Zest.

 

Cette application comprend une douzaine de modules (nous ne les utilisons pas encore tous), et ceux que nous avions mis en place tout de suite c’était :

 

• La boîte à idées … ça se passe de commentaires, mais vous verrez qu’elle nous a bien servi
• La communication interne : simplement diffuser un message à tout ou partie de l’équipe
• Un outil de sondage : par exemple pour choisir le joli papillon que vous avez reçu dans votre carte de vœux
• Une mesure de l’humeur hebdomadaire : c’est assez sympa de suivre l’humeur de son équipe, et vous allez voir aussi à quel point c’était bien vu
• Un sondage sur les leviers de motivation : qu’est-ce qui motive mon équipe, et est-ce que ma gestion humaine remplit ces motivations
• Des modules d’évaluation en temps réel
• Des petits feed-back d’encouragement ou de félicitations à envoyer ….

 

Pour une petite équipe comme la nôtre cela semble surdimensionné, mais en fait vous allez voir que ça ne l’est pas tant que ça :

 

La mesure de l’humeur une fois par semaine, que nous avions justement démarrée au mois de décembre pour mesurer les éventuelles détresses en période fiscale, nous a permis de suivre de près cette donnée.

 

Ce module est assorti d’un bouton SOS qui permet à une personne en état de souffrance (harcèlement, surmenage …) de faire appel au référent de l’entreprise (chez nous Christine, qui est un peu la maman du cabinet) pour action.

 

Par ailleurs, notre équipe connaissait l’un de nos intervenants, psychologue clinicien et coach, qui avait animé une soirée sur la cohérence cardiaque, et j’ai fait appel à lui pour qu’il se mette à disposition de l’un d’entre nous si le besoin s’en faisait sentir. Nous avons donc communiqué cette décision à l’équipe, heureuse de savoir qu’en cas de souci, quelqu’un les aiderait.

Et voici la courbe que nous avons suivi attentivement semaine après semaine :

 

Pas de bouton SOS, et pas d’intervention de notre coach, sans doute en partie pour les raisons qui suivent :

 

La boîte à idées : nous avons commencé par y empiler dans un fil vos messages de remerciement et de soutien :

 

A chaque fois que l’un d’entre nous en recevait un, il le copiait là, et ces messages ont grandement contribué à soutenir notre moral !

C’est aussi dans cette boîte à idées que l’une d’entre nous a ouvert ce sujet :

 «  Hello tout le monde, Ce confinement est parti pour durer et je me suis dit, en trouvant un post Twitter drôle hier soir, « pourquoi ne pas le partager à la skynet team ? » Je propose donc que si quelqu’un trouve quelque chose drôle ou intéressant à lire ou à voir, il peut le partager…… Qu’est ce que vous en pensez ? Bonne journée à tous » 

Et c’est ainsi qu’est né le fil Slack Skynetteam « Covid 19 à la maison » avec une seule règle : interdit de parler travail.

Sur ce fil, nous avons décompressé,  partagé les mèmes et blagues qui circulaient, fait un challenge Cookies, comparé nos masques, nos galères, raconté nos fou-rires.

Côté organisation du travail, l’idée qui nous a permis de gagner du temps c’est : on évite les mails entre nous, on se connecte et on se parle, et en effet cela nous a permis de gagner en efficacité, en confort de travail, et bien sûr en chaleur humaine, qui était certainement ce qui nous manquait le plus en cette période si particulière.

Whereby : dès le mardi, nous nous sommes retrouvés par petit groupe de travail sur cet outil de vidéo conférence organisé comme une salle et permettant de partager des documents, et avons installé un rythme journalier de rencontres, pour se voir, organiser le télétravail, partager.

C’est aussi sur cet outil que nous avons ouvert nos salles pour recevoir nos clients en rendez-vous, salles que nous utilisons encore.

Sur cet outil que nous avons découvert les visages de clients que nous n’avions pas physiquement rencontrés en 12 ans de collaboration… et qu’ils ont découvert les nôtres !

Et sur cet outil encore que nous avons pris de superbes fou-rires, comme par exemple lorsqu’au cours d’un rendez-vous avec un nouveau client pour la création de sa société, le conjoint de l’une d’entre nous a  traversé la pièce, et se rendant compte qu’il était dans le champ de la caméra a littéralement sauté à plat ventre sur le lit, puis est reparti à 4 pattes pensant qu’on ne le voyait pas ….

Chaque semaine, le vendredi soir à 17 heures, c’était le « Bon week-end, la Skynet Team ! », cette fois ci sur Zoom, chacun prenant la parole à son tour pour résumer sa semaine, et partager son humeur, ses déboires ou amusements.

À Pâques, moment où traditionnellement nous nous gavons de chocolats au bureau (ils étaient d’ailleurs déjà commandés), je me suis demandé comment faire pour recréer cette atmosphère festive. J’ai alors eu l’idée de demander à Joseph Ayoub,  créateur de Mieux que des fleurs, de livrer à tous nos collaborateurs un colis surprise d’où jaillit un ballon poussin et du chocolat ….  Ce qui a permis aux plus créatifs de lancer les aventures de poussin sur le fil slack….

 

Lorsque le déconfinement s’est profilé, j’ai immédiatement rédigé un plan de reprise pour rassurer l’équipe, équipé les bureaux comme il se doit (et oui je vous fais grâce de la liste des équipements mis en place et mesures prises) et jusqu’à la fin du mois de juin, nous avons réintégré les bureaux chacun 2 jours par semaine uniquement pour prendre de bonnes habitudes.

Nous avons sollicité et obtenu avec brio le Label Confiance sanitaire de la ville de Nice, et oui, même si nous pensions avoir pris toutes nos précautions, c’était bien de savoir que l’on ne faisait pas courir de danger à notre équipe en oubliant un détail.

Pour finir, et avant de réintégrer les bureaux, nous avons fait un petit sondage sur Zest, pour savoir comment notre équipe avait ressenti nos actions pendant cette période, et en voici un extrait :

 

Ce que cette période, qui nous a challengé à tant de niveaux nous a appris, c’est que nous sommes agiles, et que notre équipe est solide, prête à s’adapter à tout moment, comme la plupart des TPE, et c’est ce qui fait notre force.

Certaines des habitudes que nous avons prises vont être conservées :

• télétravailler plus, mais aussi se parler plus,
• réduire les mails, privilégier le verbal,
• continuer les vidéo réunions avec les clients pour réduire les temps de déplacements qui tuent nos journées et les leurs,
• et surtout, surtout continuer à privilégier l’humain

Chacun d’entre nous, à sa mesure, a tiré des leçons de cette période et doit les conserver en tête. En ce qui nous concerne, cette période a montré quelques-unes de nos insuffisances (ok notre téléphonie, ce n’est pas vraiment le top), mais surtout prouvé à quel point notre équipe était centrée sur les besoins de nos clients, à quel point « La garde rapprochée du chef d’entreprise » était bien notre raison d’être.

Le mardi 17 mars, je concluais ma newsletter avec cette phrase :

« Sécurité, c’est le maître mot de cette semaine, et soyez certains que si nous ne pouvons évidemment pas veiller à votre sécurité physique, nous sommes plus que jamais engagés pour veiller à votre sécurité financière, et que nous serons présents pour vous aider à vous relever quand ce moment sera venu. »

Eh bien nous espérons avoir fait la première partie du job, et pour la suite, vous pouvez compter sur la Skynet Team, plus que jamais engagée à vos côtés.