Dans un contexte économique marqué par une grande percée inflationniste, la gestion des coûts et revenus des collaborateurs au sein des entreprises est devenu fondamental. Pourtant, un élément est souvent oublié alors qu’il apporte de grandes satisfactions tant au niveau de la marque employeur, que la motivation des travailleurs tout au long de leur vie professionnelle.
Vous avez certainement deviné de quoi il s’agissait ? Les avantages en nature et, plus généralement, les avantages hors salaire !
Pour rappel, les avantages en nature sont des biens ou des services fournis aux salariés de l’entreprise gratuitement par l’employeur ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle. Les salariés font l’économie de frais qu’ils auraient dû normalement supporter.
L’avantage consenti est dès lors soumis à cotisations (définition de l’URSSAF).
Dans cet article, vous découvrirez les avantages suivants :
- Avantage transport ;
- Avantage logement ;
- Avantage nourriture ;
- Avantage sport ;
- Nouvelles technologies ;
- Titres CESU ;
- Chèques cadeaux, vacances et culture.
En tant que chef d’entreprise, ces avantages sont pour vous un levier incontournable afin de garder vos talents, développer votre marque employeur, tout en préservant votre trésorerie, mais aussi bénéficier vous-même de certains de ces avantages.
C’est dans cette démarche que nous vous parlerons successivement de ces deux axes :
- Avantages et salariat : les calculs sont bons ;
- Avantages des travailleurs non-salariés : ne vous négligez pas !
AVANTAGES ET SALARIAT : LES CALCULS SONT BONS
Votre objectif premier reste de garder un maximum de trésorerie tout en satisfaisant vos collaborateurs au quotidien. Les avantages en nature et plus généralement hors salaire permettent de le faire, en voici quelques applications ;
1. L’avantage transport : écologie et économies font bon ménage !
Lorsqu’un véhicule d’entreprise est mis à la disposition d’un salarié qui l’utilise à des fins professionnelles et personnelles, l’utilisation privée constitue un avantage en nature, et ce, peu importe que vous soyez propriétaire ou locataire du véhicule.
L’avantage en nature sera évalué : soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait.
a. Le véhicule thermique ou hybride :
- Dépenses réellement engagées :
Pour un véhicule acheté, les dépenses réelles comprennent :
- l’amortissement du véhicule TTC, sur 5 ans à hauteur de 20 % par an (Si le véhicule a plus de 5 ans, le pourcentage est de 10 %) ;
- l’assurance ;
- les frais d’entretien TTC.
Pour un véhicule loué ou en location avec option d’achat : les dépenses réelles comprennent le coût global annuel de la location, auquel s’ajoutent l’assurance et les frais d’entretien TTC.
Exemple : Un salarié utilise régulièrement le véhicule d’entreprise (moins de 5 ans et avec un coût d’acquisition TTC de 25 000 €) pour ses besoins personnels. En un an, il a parcouru en tout 30 000 km, dont 5 000, à titre privé et a consommé 3 000 € de carburant. L’assurance est de 1 400 € et le coût de l’entretien de 1 200 €.
Les dépenses réellement engagées s’élèveront donc à : 25 000 € x 20 % + 1 400 € + 800 € = 7 200 €.
Ce montant sera alors calculé au prorata du kilométrage parcouru à titre privé par rapport au kilométrage total annuel. 7 200 € x 5 000 €/30 000 € = 1 200 €.
Auquel s’ajoutent les frais de carburant pris en charge par l’employeur : 3 000 € x 5 000 €/30 000 €= 500 €
Le montant annuel de l’avantage à déclarer est donc de 1 700 € (1 200 € + 500 €).
- Evaluation au forfait :
Souvent moins avantageux, le calcul au forfait peut être néanmoins utilisé lorsqu’on n’a pas envie de se lancer dans des comptes détaillés.
Pour un véhicule acheté : L’avantage est égal à 9 % du coût d’achat TTC (6 % si le véhicule a plus de cinq ans). Si l’employeur paie le carburant, cet avantage supplémentaire est retenu soit pour son montant réel, soit par une majoration des pourcentages ci-dessus, qui sont alors portés à 12 % du coût d’achat TTC (9 % si le véhicule a plus de cinq ans).
Pour un véhicule loué ou en location avec option d’achat : Lorsque le salarié paie ses frais de carburant, l’évaluation résultant de l’usage privé est égale à 30 % du coût global annuel TTC comprenant la location, l’entretien et l’assurance.
Lorsque l’employeur paie le carburant, l’évaluation se fait :
- Soit sur 30 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurances) plus frais réels (sur factures) de carburant utilisé à des fins personnelles,
- Soit sur 40 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurance et coût global du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles).
Même exemple avec ce mode de calcul : Si le carburant est pris en charge par l’employeur : 25 000 € x 12 % = 3 000 €. En cas d’utilisation d’un forfait mixte 9 % du coût d’acquisition (25 000 € x 9 % = 2 250 €) plus les frais de carburant (3 000 € x 5 000 €/30 000 €= 500 €) = 2 750 €.
b. Le véhicule électrique :
Les règles évoquées pour les véhicules thermiques et hybrides s’appliquent aux véhicules électriques mais des particularités existent pour ces derniers :
Lorsque l’employeur met à disposition d’un salarié, entre le 01/01/2020 et le 31/12/2022, un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique :
- les frais d’électricité payés par l’employeur n’entrent pas en compte dans le calcul de l’avantage en nature ;
- un abattement de 50 % est à effectuer sur l’avantage en nature dans sa globalité. Le montant de cet abattement est plafonné à 1 800 € par an.
Lorsque l’avantage en nature est calculé sur la base d’un forfait, l’employeur qui loue, avec ou sans option d’achat, un véhicule électrique doit évaluer cet avantage sur la base de 30 % du coût global annuel. Ce coût global comprend la location, l’entretien et l’assurance du véhicule puisque les frais d’électricité ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’avantage en nature.
c. Le vélo :
Le vélo, avec ou sans assistance électrique, est un mode de transport alternatif dont l’utilisation est encouragée par la transition énergétique pour la croissance verte.
L’employeur a la possibilité de mettre à disposition permanente de ses salariés une flotte de vélos pour une utilisation privée dans le cadre des trajets domicile-lieu de travail.
d. Prime transport et abonnement :
La loi du 16 août 2022 offre quelques possibilités exonérées de charge sur la prise en charge des transports des salariés. En voici quelques applications :
- La prise en charge du prix des titres d’abonnement aux transports publics :
L’employeur doit prendre en charge 50% du prix des titres d’abonnement aux transports en commun. La loi de finances rectificative rehausse le taux d’exonération à 75% d’exonération.
- Versement de la prime transport :
Tous les salariés peuvent désormais percevoir une prime transport exonérée, sur décision facultative de l’employeur. Ces mesures s’appliquent au titre des années 2022 et 2023.
- Cumul de la prime transport avec les frais d’abonnement de transport en commun
Possibilité pour un employeur de verser la prime transport ainsi que les frais d’abonnement de transport en commun, cumul possible.
- Le forfait mobilités durables
La prise en charge de ces frais était exonérée d’impôts et de cotisations sociales depuis 2021 à hauteur de 500 euros/an. Ce plafond passe à 700 euros.
2. L’avantage logement, quand vivre au bureau fait faire des économies
Lorsqu’un employeur, propriétaire ou locataire d’une habitation, la met à disposition d’un salarié gratuitement, il doit évaluer un avantage en nature logement et le soumettre au paiement des cotisations de sécurité sociale.
Les modalités d’évaluation de l’avantage en nature logement varient selon l’option exercée par l’employeur : évaluation forfaitaire ou à partir de la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation. L’avantage logement est évalué par mois ou par semaine.
- Evaluation forfaitaire
Elle se présente sous forme d’un barème de 8 tranches établi en fonction des revenus du salarié. Les avantages accessoires – eau, gaz, électricité, chauffage et garage – sont compris dans le forfait. L’avantage en nature logement est calculé au mois le mois en fonction de la rémunération brute mensuelle et du nombre de pièces du logement.
Voici les taux et barèmes au 01/01/2022.
- Evaluation d’après la valeur locative brute :
L’employeur peut opter pour une évaluation de l’avantage en nature logement d’après la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation. Cette valeur locative réelle correspond au taux des loyers pratiqués dans la commune pour des logements de surface équivalente. Si aucune de ces deux valeurs ne peut être fournie, le forfait doit s’appliquer.
Les avantages accessoires (eau, électricité, gaz, chauffage et garage) pris en charge par l’employeur sont ajoutés pour leur montant réel à l’évaluation du logement.
3. L’avantage nourriture, piqûre de rappel
L’avantage en nature nourriture est évalué sur un système de forfait. La fourniture de repas dans un restaurant d’entreprise ou une cantine, géré ou subventionné par l’employeur, moyennant une participation des personnels, constitue selon les cas un avantage en nature.
En revanche, la fourniture de repas résultant d’une obligation professionnelle ou pris par nécessité de service n’est pas considérée comme un avantage en nature.
Voici les taux et barèmes au 01/01/2022.
Les tickets restaurants :
C’est un grand classique, mais que l’on oublie souvent. Nous ne nous étendrons pas sur le sujet qui est connu et pour lequel (sauf si vous vivez sur la banquise) vous recevez d’aussi régulières qu’abondantes publicités.
Pour être exonérée, la contribution patronale doit se situer entre 50 et 60% de la valeur du ticket. L’exonération maximale au 01/09/2022 est de 5.92 euros. Donc, la valeur du titre ouvrant droit à exonération maximale est entre 9.87 euros et 11.84 euros.
Outre le fait de les accorder, il peut être intéressant à la faveur des réévaluations des exonérations dues à l’inflation, d’en revoir le montant par exemple en janvier prochain.
4. L’avantage sport, préservation physique et mentale de ses collaborateurs
Ici sont visés :
- Le financement de cours collectifs d’activités physiques et sportives ;
- Le financement d’évènements ou compétitions de nature sportive.
Les abonnements ou inscriptions individuelles à des cours ne sont pas exonérés de cotisations et contributions sociales.
Concernant l’exonération :
- Les équipements dédiés à la pratique sportive doivent être accessibles, sans discrimination, à l’ensemble des salariés quelle que soit la nature et la durée de leur contrat de travail.
- Les prestations d’activités physiques doivent être organisées par l’employeur qui informe l’ensemble des salariés de leurs conditions d’organisation (présentation des cours proposés, lieux, horaires, modalités d’inscription…).
Le montant de l’avantage constitué par le financement par l’employeur de prestations d’activités physiques et sportives est exonéré, dans la limite annuelle de 5 % de la valeur mensuelle du plafond de la Sécurité sociale (171.40 euros) multipliée par l’effectif de l’entreprise.
5. Les nouvelles technologies, usage privé d’un matériel professionnel
L’utilisation à titre privé d’outils issus des NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) mis à disposition par l’employeur constitue un avantage en nature.
L’avantage en nature est évalué sur option de l’employeur soit :
- Sur la base des dépenses réellement engagées : elles doivent être justifiées par des justificatifs (factures).
- Sur la base d’un forfait : en cas d’achat, calculé annuellement sur la base forfaitaire de 10 % de son coût d’achat public TTC. En cas d’abonnement de location, 10 % du coût annuel de l’abonnement, TTC. Et, pour finir, en cas de formule commerciale ne distinguant pas achat et abonnement, 10% du cout total prévu au contrat.
- Remise gratuite.
6. Les titres CESU, ou les grands oubliés aux pouvoirs insoupçonnés
Le chèque emploi service universel (CESU) ou titre CESU préfinancé sont des moyens de paiement permettant de rémunérer les services à la personne (entretien de la maison, jardinage, garde d’enfant, soutien scolaire, assistance informatique…)
Selon le même principe que les titres restaurant dans les entreprises, il est préfinancé en tout ou partie par l’employeur. Les titres CESU sont émis par des organismes habilités par le ministre chargé des services à la personne.
Tous les salariés peuvent en bénéficier s’ils le souhaitent, en voici les conditions :
- Pour tous ;
- Pour un montant identique ;
- Pour les mêmes plafonds.
Pour le mettre en place, une DUE sera nécessaire afin de définir :
- Valeur du titre en euros ;
- Montant de la participation employeur (en partie ou en totalité) ;
- Les services concernés (garde d’enfant uniquement ou tous les services possibles) ;
- Les critères d’attribution (selon la composition familiale, un seuil de salaire…), sans que cela ne soit discriminatoire.
Coût pour l’employeur : Pour ne pas payer de cotisations sociales sur les Titres CESU préfinancés versés aux salariés, l’employeur doit acter de la mise en place par voie de DUE.
Le montant global versé aux salariés ne peut excéder 1830€ par année civile et par bénéficiaire. (Montant actualisé chaque année).
Retrouvez les détails de cette mesure sur notre page d’actualités.
N’hésitez pas à revenir vers nous pour une aide à leur mise en place.
7. Chèques cadeaux, vacances et culture, quand faire plaisir prend tout son sens
a. Les chèques cadeaux
De nombreux évènements dans la vie de vos salariés peuvent permettre de leur faire ce geste, il vous est en effet possible de mettre en place.
Lorsque le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (soit cette année 171 €), ce montant est non assujetti aux cotisations sociales. Ce montant est valable par évènement et par salarié sur l’année civile.
Evènements pris en compte : la naissance, l’adoption, le mariage, le pacs, le départ à la retraite, la fête des mères, des pères, la Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas, Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile et la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat.
Là encore, nous pouvons vous assister dans leur mise en place.
b. Les chèques vacances
Toute entreprise qui le souhaite peut proposer à ses salariés des chèques-vacances, ces titres de paiement réservés aux vacances et aux loisirs. La participation du salarié dépend de sa rémunération et du nombre de parts de son foyer fiscal :
- Pour une rémunération brute moyenne ne dépassant pas 3.428 euros, la participation du salarié est de 20% minimum ;
- Au-delà de 3.428 euros, sa participation sera de 50% minimum.
Ce taux de participation est réduit de 5 % par enfant à charge dans la limite de 15 %.
En tant qu’employeur, vous participez donc pour 80% ou 50%.
Un accord d’entreprise devra être conclu.
c. Les chèques culture
Les chèques culture (chèques-lire, chèques-disques et chèques-culture) et des financements de biens ou prestations de nature culturelle versés par l’employeur au bénéfice des salariés sont totalement exonérés de cotisations et contributions sociales, dès lors qu’ils ont pour objet exclusif de faciliter l’accès de leurs bénéficiaires à des activités ou prestations de nature culturelle.
L’utilisation du chèque-culture est conforme à son objet dès lors que celui-ci est exclusivement échangeable contre des biens ou prestations à caractère culturel :
- soit parce que les enseignes dans lesquelles le chèque-culture peut être utilisé commercialisent exclusivement des biens ou prestations à caractère culturel ;
- soit parce que le chèque comporte de manière apparente une restriction d’utilisation aux seuls biens ou prestations culturels.
A défaut de respecter ces conditions, le bon d’achat ne peut pas bénéficier de l’exonération spécifique aux chèques culture.
Aucun justificatif relatif à l’utilisation des chèques par les bénéficiaires n’est exigé.
Pour savoir où les utiliser, cliquez ici !
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FOCUS SUR LE CAS PARTICULIER DE VOS ALTERNANTS
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AVANTAGES DES TRAVAILLEURS NON SALARIES : NE VOUS NEGLIGEZ PAS !
En tant que chef d’entreprise, on pourrait croire que ces petits cadeaux, ces avantages, ne vous sont pas destinés. Et pourtant ! Vous pouvez bénéficier de nombreux avantages vous aussi, et voici les explications.
Les avantages en nature sont un moyen de rémunération, sous forme non-monétaire certes, mais pour autant imposables. Ils doivent aussi être intégrés dans le calcul de l’assiette des cotisations sociales.
Si vous êtes dirigeant non-salarié, vous devez les déclarer sur votre rémunération, pour que votre cotisation auprès de la sécurité sociale des indépendants soit calculée.
La déclaration doit être explicite, l’avantage en nature doit être inscrit dans la comptabilité, et que son identification soit précise afin d’éviter qu’il puisse être considéré comme avantage occulte.
1. Avantage transport, ça roule pour vous !
Par principe, l’évaluation de vos avantages se fait sur la base des frais réels (montant réellement dépensé). Mais concernant le véhicule de fonction, le calcul peut aussi se faire en mode forfaitaire.
Concernant le véhicule de fonction, le calcul des frais réels va dépendre du fait que le véhicule soit acheté par l’entreprise ou seulement loué :
- Véhicule acheté de moins de 5 ans :
- Evaluation réelle annuelle : 20% du coût d’achat TCC par an + assurance + entretien X kilométrages privé/kilométrage total + frais réels de carburant payés pas l’entreprise utilisé à des fins personnelles.
- Evaluation forfaitaire avec carburant pris en charge par la société : 9% du cout d’achat TCC pas an + frais réels de carburant ou 12% du cout d’achat TCC par an (carburant inclus).
- Evaluation forfaitaire avec carburant non pris en charge par la société : 9% du prix de véhicule TTC payé par l’entreprise.
- Véhicule acheté de plus de 5 ans :
- Evaluation réelle annuelle : 10% du coût d’achat TCC par an + assurance + entretien X kilométrages privé/kilométrage total + frais réels de carburant payés pas l’entreprise utilisé à des fins personnelles.
- Evaluation forfaitaire avec carburant pris en charge par la société : 6% du cout d’achat TCC pas an + frais réels de carburant ou 9% du cout d’achat TCC par an (carburant inclus).
- Evaluation forfaitaire avec carburant non pris en charge par la société : 6% du prix du véhicule TTC payé par l’entreprise.
- Véhicule loué :
- Evaluation réelle annuelle : coût global annuel location + assurance + entretien X kilométrages privé/kilométrage total + frais réels de carburant payés pas l’entreprise utilisé à des fins personnelles.
- Evaluation forfaitaire avec carburant pris en charge par la société : 30% du cout global location, entretien et assurance + frais réels de carburant ou 12% du cout d’achat TCC par an (carburant inclus).
- Evaluation forfaitaire avec carburant non pris en charge par la société : 30% du cout annuel avec location, assurance et entretien + frais réels de carburants utilisé à des fins personnelles et payé par l’entreprise.
2. Avantage logement, une existante à rappeler
Par principe l’évaluation de l’avantage en nature de logement s’effectue pour son montant réel. Toutefois, si vous justifiez du cumul d’un contrat de travail et d’un mandat social vous pouvez bénéficier de l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature logement.
3. Avantage nourriture, comme pour vos salariés
A compter des périodes d’emploi postérieures au 1er janvier 2020, vous pouvez également bénéficier de l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature « nourriture » applicable à vos salariés.
4. Nouvelles technologies, restez connectés !
L’avantage en nature consistant en l’utilisation à titre privé par un dirigeant d’outils issus des NTIC est en principe évalué pour son montant réel.
Toutefois, et même en l’absence du cumul d’un contrat de travail avec le mandat social, cet avantage en nature peut faire l’objet d’une évaluation forfaitaire dans les mêmes conditions que pour vos salariés.
- L’évaluation au montant réel :
Si vous optez pour une évaluation aux frais réels, alors vous devez justifier du temps d’utilisation personnel des outils NTIC à votre disposition. Une fois ce temps évalué, il faut déterminer la quote-part qui correspond à ce temps et la déduire de la facture.
- L’évaluation forfaitaire :
Pour la méthode de calcul forfaitaire, vous allez pouvoir déduire 10% du coût total d’achat, ou du coût de l’abonnement.
5. Les titres CESU, et pourquoi n’en profiteriez-vous pas ?
Vous pouvez bénéficier des mêmes titres CESU que vos salariés (et même si vous n’avez pas de salarié), mais pensez bien à vous inclure lors de la rédaction de votre DUE !
Nous espérons vous avoir guidé dans la jungle de ces petits et grands avantages, et vous en avoir fait découvrir …
Comme toujours, la Skynet Team sera à vos côtés pour vous fournir tous les éclaircissements qui vous seraient utiles et reste à votre disposition pour vous aider à concrétiser vos rêves.
