Télétravail : Les 3 points essentiels à prévoir

En cette période où beaucoup d’entre vous ont la volonté de déployer le télétravail, Sophie Gironi, qui le vit depuis 10 ans, nous fait le plaisir de nous livrer son expérience.

A l’heure où le gouvernement demande aux entreprises qui le peuvent de permettre à leurs employés de travailler depuis leur domicile, de nombreuses entreprises se lancent pour la première fois dans l’exercice périlleux du télétravail.

Périlleux non pas sur un plan réglementaire – nous n’en sommes plus à ces considérations – ni technologique, mais sur un plan managérial, les dynamiques de groupe et l’organisation du travail pouvant se trouver totalement chamboulés, notamment au sein de petites entreprises moins structurées que les grands groupes, où le télétravail occasionnel est déjà monnaie courante.

Il me semble important de vous livrer quelques conseils tirés de mes diverses expériences du travail à distance, que ce soit en tant qu’entrepreneuse ou en tant que salariée, afin de vous épargner quelques écueils.

1 – Définissez UN canal de communication, unique et accessible à tous.

Il est absolument nécessaire de maintenir une communication efficace et centralisée. Le choix de l’outil de communication est donc primordial et doit être imposé afin d’éviter la multiplication des canaux. Cela peut-être Slack, accessible sur ordinateur et mobile, ou WhatsApp ou un système de listes de diffusion si vous ne disposez pas encore d’une messagerie interne. 

Peu importe l’outil choisi, il faut absolument l’imposer à tous, qu’il s’agisse de salariés en télétravail ou au bureau, afin de garantir aux travailleurs ‘distants’ le même niveau d’information que ceux qui sont sur place.

Il conviendra d’y créer un groupe avec l’ensemble des salariés et dirigeants, destiné essentiellement aux annonces et informations importantes, et des groupes par équipes et/ou projets qui permettront de collaborer efficacement. 

En tout état de cause, le mail ne constitue pas un outil de collaboration rapide et efficace, de par sa désynchronicité et il convient de le réserver à des échanges structurés et stratégiques : envoi de documents finalisés, validations ou consignes générales, partage d’informations majeures. 

2 – Documentez l’ensemble des échanges.

Tandis que l’outil de messagerie permettra de collaborer et d’avancer sur des projets communs, il est primordial de garantir à tous l’accès aux informations et aux documents. 

Outre vos habituels outils de partage de documents, comme par exemple Google Drive et sa suite bureautique, pensez à documenter et expliquer les process mis en place à l’ensemble des collaborateurs :

• Comment ? Définissez une méthode de transmission et de classement des documents sur l’espace partagé (par dossier client, par équipe, par zone géographique… ) et instaurez l’obligation de rédiger un compte-rendu à chaque réunion, qui sera mis à disposition sur l’espace de stockage ; 
• Qui ? Nommez des responsables de projets ou des personnes en charge d’équipes qui seront garants de la rédaction, de la collecte, de la centralisation et de la diffusion des informations ;
• Quand ? Etablissez un planning précis de l’ensemble des réunions par équipe et/ou projet, que vous aurez pris soin de mettre sur pied pour que chacun puisse échanger avec l’ensemble des personnes impliquées sur un même projet.

3 – Maintenez la communication interpersonnelle.

Outre les réunions d’équipes nécessaires à la collaboration, il est vital de maintenir la relation interpersonnelle entre managers et collaborateurs. Institutionnalisez pour chaque manager une réunion hebdomadaire obligatoire de 20 à 30 minutes avec chacun de ses collaborateurs en « one to one », par téléphone ou en vidéo avec des outils gratuits tels que Whereby par exemple.

Afin d’en garantir l’efficacité cette réunion doit être prioritaire, planifiée chaque semaine au même moment et ne souffrir aucun report ou annulation : c’est durant ces réunions que le lien social et professionnel nécessaire à toute collaboration efficace pourra être maintenu !

Idéalement, seront évoqués pendant ces réunions :

• Les points non urgents notés par le collaborateur ou le manager durant la semaine,
• L’avancée globale des projets et les éléments bloquants ou importants à résoudre,
• Les questions relatives à la vie en entreprise (congés, salaire, organisation globale).

Ces trois points peuvent sembler particulièrement lourds à mettre en place au sein de petites structures et pour de nombreux entrepreneurs, l’heure est désormais à la gestion de crise… Mais je peux vous assurer d’expérience qu’ils sont vitaux pour éviter à terme une désorganisation du travail et un désinvestissement des salariés, qui pourraient s’avérer particulièrement délétères dans le contexte économique compliqué qui s’annonce.

Prenez-donc un peu de temps aujourd’hui pour éviter d’en perdre beaucoup demain.

Sophie Gironi